Mar. 22, 2020

吃掉採購績效的怪獸-供應商

採購管理寫於2010/12/28 11:02

Who are your riskiest suppliers & How much are they costing you?這樣一個主題浮現檯面被討論著,相當程度看出業界對於採購的重視度與認知都在質變,才會有此趨勢變化。好的供應商是企業資源的延伸、是資產,選錯供應商,對企業而言,是阻力而非助力,對企業經營的影響,小則成本增加,大則品牌形象與信用降低,營收、獲利受到影響等,如何能等閒置之。

以往對於供應商管理,總偏向於表面交易關係的層次,沒有太多深層的協力關係考量。日本人把供應商稱之為協力廠商,意指透過互相協力,追求共榮共存的合作。以往西式採購管理重視的最適採購(卻被有意無意的誤導到最低報價),合約是唯一的依據,關係不該被強調,誰便宜就向誰下單,天經地義。曾幾何時,由西方管理發起的供應鏈管理模式,已不再強調競爭、比價,採取單一供應商(Single sourcing)策略,從供應鏈上追求整體流程最佳化,意味著管理回歸到基本面,讓合作成為最重要的交易資產。

單一供應來源看似簡單,卻隱藏著諾大的風險必須面對,這也是採購風險成為顯學的成因之一。從這個層面切入來看供應商風險管理,會有撥雲見日的效果,如何做好供應商風險管理,是這個系列的主軸。

首先還是先從採購與供應商的互動關係談起,比較不會有丈二金剛的疑惑。採購的價值如何呈現,相信每家公司對採購的期待不見得一致。策略不同的經營模式,組織機能的目標當然也該有所不同,這無可厚非,然有效的透過成本管理,創造更高的競爭力與獲利能力,應該是任何組織所追求的共同目標,這點應該勿庸置疑。

如果以此為目標,來看看採購的機能與任務,可以將採購的機能劃分為兩塊,其一為消極機能--問題最小化,另一為積極指標的--利益極大化特性。任何工作都有此兩部份的特質,消極指標只表現出必須具備的基本條件,積極指標才是價值呈現的重點,可是大部份都落入到只追求消極指標的達成(公務員依法行事的翻版),而忽略到積極價值的呈現(為民服務)。以下先簡單說明一下採購的兩大任務機能。

消極機能:追求問題最小化。透過管理,維持品質的必要條件、交期的準確與成本的降低(Cost down)為採購的最重要任務。為了滿足這些指標,採購會透過詢價、比較、議價,品質檢驗、殺價、合約追究等手段來遂行。

採購的重點任務在於控管,本也無可厚非,結果卻落到大部分的時間都在處理品質問題衍生的檢驗、特採與賠償的處理;

交期不準帶來的催貨、庫存與另一種品質不安定的發生;

每天就是殺價,不然就是更換供應商,弄到最後與供應商之間,幾乎到了沒有互信的基礎,只看到一堆的報復成本的出現,結果最大的傷害還是企業本身。採購平常用超過60%的時間以電話聯繫業務,聯繫的就是上述的這些問題。靜下心來思考基本盤,如果所有的事情都正常的話,上面這些問題是不是不該出現?當出現這些問題時,就代表採購管理出現異常。如果異常工時超過總工時的60%,那採購的績效又在哪?相信這是所有採購人員必須內省的基本問題。

不知企業主與採購有沒有想過一件事,以上這些問題都緣自於一個單位,那就是供應商。一個不適用的供應商,帶給採購的成本,很多人都忽略掉了。 只為了表面的成本,沒有看到TCO(Total Cost Ownership),把更換供應商當家常便飯來看待,如何能夠做好品質保證!!!

積極機能: 利益極大化的追求。透過策略的運用,不讓上述的問題發生,運用更好的關係與系統管理,為企業創造利潤是採購當有的附加價值。最近很流行當責管理(Accountability),目標達成只是60分,而不是一百分,超過目標的挑戰,才是當責的表現。採購的附加價值必須建立在預防的機制上,而不是治療。上述那麼多的問題,都只有治療的成份,沒有一件是預防的機制。降低成本(Cost down)的本身就是成本,預防成本的發生才是正確的成本管理(Cost reduction or Cost avoidance)觀念。

要做到成本預防,必須走進成本發生的環節--設計階段,進行設計採購(EPI or ESI)。要避免品質問題發生的惡性循環,供應商的品質保證能力提升的活動,如供應商輔導、品質教育等等,缺一不可。要做好交期管理,如果欠缺一套有效的供應商系統管理模式,只靠電話的話,那只能嘆緣木求魚。採購對供應商的了解有多少,風險就會降低多少,『魔鬼總是出在細節裡』的一句管理名言,是採購入門第一個要學會的東西。

可惜台灣的採購人員,很多都不做供應商拜訪,或是供應商的風險評價。

供應商的產能利用率決定了交期的準確度;

供應商的人事安定度決定了品質安定度;

供應商的管理系統是採購買單的.....如何有效的做到預防與計畫性管理,積極機能的發揮,是思維改變的第一步。採購的積極機能可以從新產品開發的設計採購(EPI or ESI)做起,提供足夠的成本情報,也是成本設計的有效手段。與供應商維持一個透明的關係,讓供應商的可視度提高,是避免風險發生的不二法門。

諸君如果本身為採購人員,也有心把採購價值呈現出來,個人建議第一步就是降低消極機能的工時,提升積極機能的工時,多往外跑,才可能看到供應商的好與壞。供應商做出品質不良的產品,絕對不是有意的,但受到傷害的卻是採購,惡性循環吃掉採購績效,採取事前處理模式,預防問題的發生,是供應商風險管理的有效手段。