Mar. 22, 2020

風險管理的起手式

採購管理寫於2011/1

在年關逼近的時節,這幾天最熱門的民生新聞應該屬牛肉含瘦肉精的問題了吧!這件事情對於這兩家賣場來說,影響有多大,也沒有人會感興趣,但絕對是個不小的衝擊。表面上看來,這只是一件食品衛生安全的問題,仔細想想,這就是採購風險管理的範疇,這件事情的主要問題應該歸咎於採購的不夠專業或是不稱職所致。

或許採購會說,被供應商欺騙了。或許會說,賣場哪有能力檢驗瘦肉精這類的成分含量.....等等的藉口,這就是採購的風險管理觀念欠缺與能力不足所導致的結果。與供應商談的合約內容、供貨品質數據報告、供應商產品生產(牛隻飼養過程、履歷)數據、還有本身的品質驗證能力等等,都是這兩家賣場存在的問題。如果以另一個角度來談,或許這兩家賣場就是以這種產品為規格要求,利之所在,社會責任擺一邊的經營理念也說不定。如是者,那一切都不用談了,枉費心機。

到目前為止這兩家賣場都還沒有提出有利的證據來說明整個事件的來龍去脈,顯然的沒有做到前期所談的採購前、中、後的風險衡量,更不用說監測與排除。有這麼一個活生生的案例來加以說明,也算是一個機緣,對採購人員而言,隨時思考一下這個案件發生後對企業形象的影響有多大,才知道採購風險管理的價值有多高。對老闆而言,錢賺進來再說,反正消費者健忘,這是企業社會責任的問題,重點是採購的專業價值也將是質疑的焦點。

這部分牽涉到採購倫理的範疇,或許以後有機會可以再來談談,今天的重點在於風險管理,就以這個案例來談談風險管理的3M原則。相信企業在產品開發的時候,基本上都會先訂規格,對牛肉而言,瘦肉精含量也是其中之一,只因為對消費者有身體上的不利影響。

既然訂有規格,選擇供應商或是簽合約的時候,這些動作都該有一套合理的做法,基本上不會是問題的所在。重點是以為合約簽訂了,其他都不是問題,結果忽略了過程的管理與數據的查驗,廠商何時會出現問題,採購必須要很清楚的掌握,否則一旦出事,傷害既已發生,再怎麼做都是損失,只是多少的問題而已。

3M原則先以下圖做個說明。

供應商衡量的首要,是建構一個能夠充分掌握供應商動態資訊的系統網路(SRM)。如何能夠360度的掌握到供應商的即時動態,作正確的判讀,以找出早期徵兆,是風險預防的不二法門。但系統建置,要做到360度的透明管理並非易事,如果沒有ERP的概念,要仰賴採購人員進行資訊收集,這個系統肯定失敗。資訊收集必須費功夫,而且花時間,如果不是即時化的管理資訊,那預防的意義也就消失於無形。要如何建構這樣的一套系統,除了IT外,系統流程、管理責任、誠信互信及外部情報交換,都是必要的條件。