建構透明化的資訊共享平台

Mar. 22, 2020

採購管理寫於 2011/1

有效的供應風險管理,採購必須建構一個供應商管理資訊系統(SMIS:Supplier Management Information System),一個即時化、透明化的管理資訊網路。除了這些資訊外,有效的決策支援系統(DSS:Decision Support System)也是運用IT力量最好的手段。讓資訊成為供應智商(SIQ:Supply intelligence quotient),正確、有效的被應用,重點是資訊系統的內容必須包含哪些資訊,才足以達到整個供應體系風險最小化,雙方互利的供應管理,是首要課題。

SMIS除了一般供應商的基本資料外,應延伸包括有關於供應商績效的資訊,例如:達交表現、快速響應、工廠審計、產品品質、計畫能力、環保與企業社會責任等等。採購管理資訊系統應該可以從幾個方向來評估,一般常用的指標有:

內部資訊系統:內部資訊系統是提供給採購最直接、一手的結果資訊,透過這些數據的解讀,掌握當下的問題,做即時的處理是管理的重點。遺憾的是,大部分的管理把這些資訊當報告來用,是一種結果管理的模式,等到問題發生時,這些資訊的價值只剩下:『原來數據都已在了,只是沒有注意到.....』一個即時化的管理資訊,是動態管理,防範未然。

•準交率/訂單執行進度(APS)

•客戶抱怨資訊(客服中心) 

•收料的品質狀況

•生產線上品質數據

•採購費用的明細

•合約細節

來自利益關係人的資訊:此部分大概是一般比較容易忽略的部分,一來資訊的取得需要有雙方很誠摯的合作意願,否則取得不易,二來資訊的格式與內涵在不同的需求下,有其不同的用處,沒有一套經過設計的流程或是格式,既使得到的,也只是一堆的垃圾資訊,沒有用處。但此類資訊對風險管理的用處最直接與好用,因為那也是協助供應商避免風險的採購的另一種價值呈現。

•供應商反應

•服務品質

•與供應商交易難易度

來自於供應商:供應商的資訊是其內部管理的東西,卻可以直接反應供應商管理上的盲點。這類資訊有效運用,可以避免後續因為問題發生的種種爭吵,問題是資訊的取得與其正確性的確保

•庫存周轉率

•作業流程

•經營活動的資訊(如QA、最近流行的碳權問題等等)

透過網站的瀏覽:網站瀏覽的資訊是一種輔助資訊,參考與佐證用,比較不是用來直接的分析與判斷。畢竟能公開到網站上的資訊,基本上都帶有多少策略性的考量,經過加工過的,屬於次級資訊,但還是有參考上的價值。

•業務流程與活動

•經營績效資訊

第三方配合者(3rd party):強調標準化的21世紀,第三方認證機構或是配合廠商,都會看到另一種面向的資訊,這方面的資訊可以作為系統穩健度判斷的參考。

•財務資訊

•外部認證資訊(如:ISO、CSR等等)

問題不在於有沒有資訊而已,如何讓這些資訊活起來,成為一套有頭腦的系統(AI),才是管理的核心所在。要讓資訊活起來,達到風險控管的目的,建構的系統,有幾個必要條件要注意,簡述如下:

•透明度:建構一套單一系統,結合標準資訊與透明的流程來監測與供應商的關係。即時化管理的系統,首重透明化。如果所有的資訊不公開、或是需要經過重重關卡、或是只有少數人才看得到的系統,基本上無法達到即時化的功能,那就無法做到即時監控的能力。

•系統彈性:讓系統與經營方針結合,也能維持必要的彈性以滿足事業發展需求。系統的發展,會隨著企業的成長而調整,系統開發沒有充分考慮到未來的發展彈性(軟體術語為擴張性),系統在經過一段時間的運作後,就無法跟得上組織的發展步調,屆時又是一套花瓶系統,重看不重用。

•資料源:系統要做到單一輸入源,以降低重複的資料輸入與資料錯誤的發生。任何系統出問題最多的,大概就是資訊源不正確,而資訊源不正確的最大元凶當推多重輸入。『資訊源只有一處』是資訊系統管理的唯一條件,但很多的系統卻設計成為各管各的調,一堆的資訊源,亂源就此產生。好系統的基本概念是資訊產生源頭單純,使用者只有使用資料做必要的分析、統計、決策參考等。相反的,資訊源一堆,卻沒有好的運用的系統,那只是垃圾一堆,無濟於事。此部分是關鍵的要件。  

•整合性:一個整合的系統避免資料重複輸入與不一致的現象發生。資訊系統的可貴在於及時的處理,快速的處理,沒有時間與空間的限制,前提是正確的數據。數據的整合是系統的價值呈現的過程,沒有好的整合,只是一堆的數據,無助於決策的正確性的提升。如何將數據(Data)整合成為情報(Information),再經過判讀成為知識(Knowledge),做為決策的有效依據,而成為決策智慧(Decision making Intelligence),是有效達到預防的必要。如何讓系統整合,看似簡單,其實不易,牽涉到的是跨系統、跨組織、及不同格式(Format)的系統整合,如果沒有正確的理念結合,加上流程與戰略來支撐,那只是空談。有效的系統整合,還必須仰賴決策支援系統(DSS:Decision Support System)的運作,才可能達到事先的徵兆的掌握與決策的即時性。讓系統來幫助提醒,而不是讓系統做主;讓系統來提供建議,而不是越俎代庖的直接下達命令,否則電影情節將會出現在現實社會。