Mar. 22, 2020

跨機能管理與風險管理

有效的供應商評選,特別是採購前的評選,必須嚴謹以待。畢竟一旦開始交易,雙方的機會成本就難以控制,只有想辦法降低而已。供應商評選過程,一套能夠確實判斷的系統設計,應該是首要的條件。讓各相關部門以全方位的角度來看供應商的適當性,應是避免選錯供應商的首要。供應商評選有一套品質保證的規格,留待後續文章來討論,今天就進入到供應商監測的程序,談談供應商的監控。

風險管理的基本原則首重風險方針的明確。企業對於風險管理的理念,是風險管理系統成立的基礎。賭性堅強的特性,及萬事抱持「船到橋頭自然直」的宿命心態,讓很多企業根本沒有風險管理的認知。一個沒有風險管理概念的企業,建立起來的系統,也只是一份形於外的表面工夫,難以發揮該有的效果。如何在企業內部,讓風險管理的理念貫穿,是需要一番功夫。

風險管理有四個基本條件,事業經營策略、風險管理方針、事業需求與跨機能管理是重點。採取預變或是應變或是迎變,都不是問題,那是戰略應用上的考量。應變型的企業,有其必要的條件,在組織的權變能力與應對速度上相對顯得其重要性。碰到問題的快速應對條件,是決定風險傷害的深淺。

以迎變型為經營策略的企業,風險管理是經營策略上的必要元素,孫子兵法上的計篇,「較之以計,而索其情,謂之廟算也」,就是計畫的核心。「道、天、地、將、法」,先求勝再求戰的念,就是迎變型企業的思考模式。

預變型的企業,強調的是改變遊戲規則,是一種攪亂一湖春水的戰略。這種企業是把風險當機會來經營,相對的對於風險的管理,是從對產業的衝擊面來看機會的大小。(如同專利戰略一樣,早期的專利戰略是以對自己有沒有用為價值的評估,當今的專利戰略是以專利在市場上的價值,是否對某些族群有用為依歸,只要有人有需要,這個專利就有價值。)所以風險的評估更是重要。相對的風險與機會永遠只是一線之隔,如何不讓機會變成風險,有效的風險控管,更是關鍵。所以預變型的企業,對於風險管理的重視度,相對應該是最高的。

不是對不對的問題,應是屬於經營理念的範疇。對歐美企業而言,認知上以做好風險管理來降低不容易控管的變數,是經營者對股東的負責任態度,把風險管理放進到經營策略上,是天經地義的思考。東方人在幾千年的動盪歷史環境的影響下,兵來將擋、水來土淹的宿命論,已到了難以突破,根深蒂固的地步。雖然兩岸的經濟發展讓人稱羨,機會財是支撐當今兩岸經濟發展的基礎,一旦經濟發展到達一定的成熟度,這些基礎恐怕就不再是機會了。

戰略明確後,經營方針自然就容易定調,明確的風險管理方針,是展開風險管理的基礎,也是系統制定的原則。當然風險管理方針與事業需求的連結,對於多事業體的企業而言,或許也是必要思考的要素。事業體的需求,各有各的風險承擔能力,不見得一致。對一個穩健的企業而言,原則上是不該有差別的,但對於很多的企業,強調多角化經營,而且離散很大,這時一致性的經營方針的可行性,可能受到挑戰,接受務實的事業戰略,也不失是個好的作法。

另外還有一點特別要強調的是跨機能管理。供應商風險管理不是採購一個部門的事,也非採購獨立可以解決的經營課題。既然是系統運作,跨機能管理就是重要的成功要素。一般談到跨機能管理,有效的流程運作與KPI的設定,是促使跨機能管理體制化的重點。從研發、採購、品證、、品管、生管、生產、行銷、服務等各個不同的方位來看採購風險,才可能全方位的作到風險預防。

簡單談談跨機能管理。畢竟這是21世紀的管理模式的特點。以往強調的是機能管理(Functional control),以專業為基礎,追求個別流程最佳化。機能管理的結果卻產生很多各自為政,山頭主義的出現,結果個別流程最佳化並無法帶來整體流程最佳化。在追求快速應變的時代,流程績效指標的重點從品質轉到成本,最後以速度為最優先。(從產品生命週期的觀點而言,速度價值高過成本效益)追求速度導向的管理,如何讓流程的介面不再是阻力,而是助力,必須從流程的最後的績效指標來設計流程與管理模式。這樣的改變,如果欠缺跨機能管理(CFM:Cross functional management),整個流程將無法達到預期的目標。

舉個例子來談,研發階段決定80%的成本,在個人的文章中,提了不知有多少次。相信很多企業主管或是領導都了解此一現象,問題是如何解決。總以個別能力為基本觀點,停留於研發有其技術考量,下游部門該如何配合等的層次。一開始以成本發生源為核心,採購與生產部門必須主動的涉入,將成本與交期目標的必要條件提出,研發工程師再以技術與創意來實踐目標,才可能達到跨機能管理的境界。重點是每個單位都必須以全方位的互相了解,必能夠以流程效益最大化來提供專業建議,目標才可能看到。每個流程中的機能部門,如果只停留於現況的改善,勢必無法達成艱鉅的目標,創意才是解決問題的唯一手段。問題是,創意在哪裡?

供應商風險的出現節點也是散發於各個機能階段,如果要等到月報或是固定時期的Review,那風險管理只能算是風險結算,無濟於事。建構的系統,能夠在任何節點出現狀況時,系統的警示作用發出信號,負責單位立即採取行動,才是風險管理的有效作法。

今天談到此,接下來談談如何透過監測,來有效管理風險,甚至讓風險消彌於無形--Mitigate。