明確性的評核

Mar. 27, 2020

TTQS的輔導與評核-明確性評核之重點-II

TTQS標榜系統化運作,輔導與評核自不能跳脫這樣的邏輯思考,如果以每個指標的項目做為評核基準,難免會出現系統斷鏈的現象。很多企業出現各部門都領到獎金,就是公司沒賺錢的怪現象皆源自於此種問題。結果各說各話,如何能避免本位間的衝突發生。

既然評估系統,就不能只以局部的能力做為評核標準,也就是個人一直強調的,TTQS要達到建構教育訓練系統以提升人力資本的目的的話,分數的打法就必須以乘法法則來連結整個系統,而非加法法則的各自評估。

系統評估法一般會從幾個角度切入,分別為:整體系統設計的邏輯思路、系統運作的連結性管理指標、成果展現的評估方法的邏輯性等。特別是對於系統效益評估的邏輯思考,如果主管只看機能片段的指標,那系統要成功,恐怕要事倍功半了。人類是以被評核的指標做為行為態度的準繩,錯誤的指標,就會引導錯誤的行為模式出現,如何建構一套好的績效指標之重要性源自於此。

依此邏輯,指標本來就是一種KPI,邏輯性夠不夠,系統化強不強,就會決定受評者的思路與行為態度。評核時也是一樣,如果只一昧的以個別的項目,咬著一些證據不放,如何評得出系統的好與壞。BSC之所以會出現,不也就是這樣的情境下的必然嗎?

依這樣的邏輯,評核的方法就不應該會有那麼多的爭議,如果從企業對教育訓練的KPI來做為進入的第一道評估門檻,再從這個門進去,把門一個一個打開,最後就會看得到,整個房間的設計是否夠邏輯。動線、機能、目的、有效性等等,皆可以看得一清二楚,又何必多爭吵。

個人的做法是首先先看企業的培訓宗旨,如果連一個有高度的培訓宗旨都沒有,那要說明公司的教育訓練體系有多完整,實在難以讓人相信,因為後續的計劃、預算、與執行等等,都會從培訓宗旨中窺其全貌。要寫個培訓宗旨不難,要提出與企業經營理念結合的培訓宗旨就不是那麼的容易,除非領導重視,所以培訓宗旨可以判斷企業辦訓的重視度。

培訓宗旨提出來是要表現企業辦訓的承諾,如何看出高度與真假,就拿願景與策略目標來交差查核。願景講的是一套,策略規劃又是一套,培訓宗旨卻與之背離,那還能期待教育訓練的成效嗎?一個培訓宗旨與願景的連結,也可以看出企業願景的揭露與否,這是指標第一項評核的重點(明確性)。

寫一個漂亮的培訓宗旨很簡單,可以複製,也可以請人操刀,台灣的顧問或是企管公司別的不行,這點還是很有一套的。無傷,接下去就是看看辦訓單位的KPI與目標值,有好的培訓宗旨,是否會有相對應的KPI來評核辦訓成效,是企業對教育訓練的投資的必要程序。如果這部分欠缺,或是根本都看不到連結,那如何相信企業重視培訓?這是第二道關卡(明確性)。

其次就要看功夫了,從中長期經營計劃與策略目標中,看到的經營課題是甚麼(核心能力與能力缺口),解決課題的方向(人資戰略與訓練需求)。以Plan的產出物--年度教育訓練計畫來反向評核培訓宗旨與策略目標的吻合度。這部分要評核的目標有幾點:一為是企業的體系是否能夠充分掌握經營課題與能力需求,其次為是否落實培訓宗旨的承諾,再者評核其整個教育訓練程序上的體系(教育訓練體系),最後確認這樣的教育訓練計劃是否能夠滿足願景期待的未來經營能力需求。這部分評核的目標,除了評核明確性外,連結性、系統性外,也可以有效的評核企業在教育訓練上的一致性。透過幾個文件的查核,可以很有效、客觀的以連結性來判斷計劃能力(Plan)。

當然在指標內還有一項主管的責任與體系的完整性,很多人會認為不容易評核此部分,恐有爭議,其實要評核這兩項並不是很難的事情,可以從體系的運作與能力缺口的盤點程序中看出主管的參與度,與對教育訓練的承諾。

由以上的幾個查核動作,可以很客觀的評估指標的第1項到第3項的明確性。而第4項(體系與系統文件)看似重要,反而不是重點。太強調系統文件,反而容易讓企業為做文件而做文件,結果成了ISO的翻版,只是表面文章。

要評第4項的意義在於評估體系是否做到"寫到做到:寫你做的,做你寫的",標準化一致性的能力。評估的程序可以以體系架構是否能夠滿足教育訓練的運作、是否可以看出邏輯操作、最後再看實際的運作是否依著體系來進行,這樣應該就可以看出系統的一致性、有效性與持續性。

當然系統還有一部分評核重點在於持續改善的能力,是永續路上的必要,但並非每年都一定要有修改才算是正確,視系統是否具備學習型組織的能力而定。體系可以在必要的時候,會自動出現滿足需求的修補能力,這就是學習型組織的概念。(聽過很多委員有些錯誤的觀念,似乎每年沒有稍做修改的話,就代表系統運作有問題,這是本末倒置的想法,為管理而管理)

至於第5項的連結性,還是以年度教育訓練計畫與培訓宗旨及訓練需求的結合度來判斷,就可以很正確的看到實力與否。第6項主管的責任誠如前面所說的,在教育訓練需求中的角色扮演與實際參與的程度來判斷,根本不需要面試,記得一件事,面試要試出真實,絕不是一般的幾個問句,是深層的面試技巧的領域,以現況的條件,時間與技巧都不足以達到目標,還是以培訓宗旨、參與程度及對教育訓練的KPI來判斷,才是正本清源之道。今天就談到此,Plan。