Mar. 30, 2020

K/M是從報告淬煉出來的

談談如何撰寫結案報告 分類:教育訓練2010/10/08 11:08        

接觸教育訓練這塊領域,也二十多年了。幫企業辦訓,也不下幾千場,受到TTQS的牽引,很多的單位的辦訓意願與認知,提高了許多,可是總是跨不出大道之行。理由何在?原因很多,老闆意願、主管訓練、大環境等等......不一而足,然最主要的還是辦訓負責人資的能力與本身對教育訓練的認知不足所致。

這些問題要談的話,還有好大的空間,但今天主要是想告訴人資人員,起碼的技巧要學會,而且要透,否則如何將教育訓練的價值帶給別人,如何讓別人了解教育訓練是有用的。這其中的技巧很多,今天就把最近幫一個培訓班所用的教材來跟各位分享,如何撰寫課程的結案報告。

這個範例是以前面提到過的課程設計(One page technology)的課程為基礎,製作出來的課程結案報告,除欠缺真實數據外,其他的架構就是想要提供給各位參考的東西。一份好的報告的元素是甚麼?需要有哪些內涵?別人會把這些東西當寶?還是當草?那就看這些東西值不值得。這個範例有些地方或許要加點說明才得以完全理會,但個人認為各位應該都有辦法吸收,就不再贅言。如果各位覺得有哪些地方不清楚,歡迎來信討論。

如果有需要這個Format,請不用客氣,直接套用或來電索取。(Yahoo blog似乎有字數的限制,那我就只能分兩段,下段放在下一頁,請參考)

『公文撰寫技巧』課程結案報告

2010/10/8 Version:1.1 By: Anthony Liaw

1.      課程背景:

業務主管抱怨業務專員在公文書撰寫上常出錯,造成被客戶單位退件的情形嚴重(右圖為上半年公文出錯的數據)。公文往返的過程,除了延後合約的生效,影響到公司的收入外,也造成客戶對公司品質的疑慮。為了降低業務員的公文撰寫錯誤率,業務主管請求人資協助,希望透過教育訓練,提升業務專員公文書撰寫能力。

2.      課程目的與目標:

甲、     目的:透過教育訓練,降低公文書錯誤率。

乙、     目標:

  i.    管理指標:降低公文書錯誤率。

 ii.    目標值:從目前的平均錯誤率62%降低至5%以下,改善57%。

 iii.    預期效益:220件/半年 x (62%-5%) x 30K/件品質成本 = 3,762,000元

3.      課程實施狀況報告

甲、     課程計畫:

從需求探索過程,發現到公文書撰寫錯誤,除了業務專員的撰寫能力外,也牽涉到主管的審查公文的能力,因之,課程安排成兩個部分,包括『業務員公文書撰寫技巧』及『主管公文書審查重點』,實施計畫詳請參考附件一:『業務員公文書撰寫課程規格書』及『業務員公文書撰寫課程規格書』。

乙、     課程執行狀況:

 i.              目標達成狀況:

課程實施後,業務員對公文書的撰寫注意事項,有明顯的進步,此點可以從課後測試的成績來證明(平均98分)。唯此課程的問題緣自於現場長久以來存在的事實,如何達成課後的目標,有待學員把所學的知識,帶回工作崗位,落實應用才可能看到成效。

因此,目標達成部分,將進行六個月的追蹤,以確認課程的實際效益。

  ii.              課程評量:

業務專員(公文書撰寫技巧)

 

 

計畫

實際

差異(執行率)

實施日期

 

 

 

對象

 

 

 

人數

 

 

 

時間

 

 

 

預算

 

 

 

講師

 

 

 

滿意度(講師)

 

 

 

滿意度(教材)

 

 

 

滿意度(行政)

 

 

 

課程成果

 

 

 

        

  1. 業務主管(公文書審查能力)

 

計畫

實際

差異

實施日期

 

 

 

對象

 

 

 

人數

 

 

 

時間

 

 

 

預算

 

 

 

講師

 

 

 

滿意度(講師)

 

 

 

滿意度(教材)

 

 

 

滿意度(行政)

 

 

 

課程成果

 

 

 

 

乙、  課後回饋:

 i.              講師回饋訊息:

 ii.              學員回饋訊息:

丙、  課後跟催事項:

 i.              課後行動計畫:請主管針對學員提出的行動計畫,給於必要的指導與跟催。

 ii.              學員的問題解決數據回饋:請主管提供每個月的公文錯誤率數據,以利後續分析。

 iii.              三個月後抽樣訪談學員,以收集課程的成效資料。

2.      課程實施檢討

甲、  預期課程效益評估:

六個月內依計畫達成5%錯誤率的目標的話,將可省下3百萬以上的品質成本,以兩個課程執行預算來評估(100,000元),投資報酬率為30倍,足見教育訓練的價值。此部分請業務主管多費心跟催。

乙、    課程實施上的問題點與解決方案:

 

 

問題點

原因

處理方式

結果

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

丙、  課程檢討:

 i.              Good point:

1.         需求探索與分析對問題點,有更深入的掌握,設計上能更契合需求。

2.         課程實施方式的選擇,也在預算與時間有限的條件下,採取案例討論的方式,以體驗學習來完成課程,效果很好。

3.         課程的設計

 ii.              NG point:

1.         由於學員的業務性質,時間上無法隨心所欲,讓課程效益受到限制

2.         學員分散各地,如何有效的全員能力提升,尚有待改進

3.      結論與建議:

甲、 結論:

由於需求探索的落實,確認到問題的重點,對於課程規劃的方向性起了莫大的作用。在課程開發過程,經與主管討論,以案例討論的方式來執行,效果卓越,以後的類似課程可以多考慮。

同時也意識到,公文書撰寫對於業務專員而言,是必備的專業職能,將此課程規劃為職能別的一個課程,在業務專員進公司時,列為職前訓練課程,以避免嘗試錯誤的品質成本的出現。

乙、 建議:

  i.              以後的課程開發,都循此模式為之。

 ii.              年度檢討後,修訂職能別訓練課程。

 iii.              業務主管的訓練,應將公文書審查列為主管訓練標準課程。

4.      聯絡與請求支援事項:

甲、     請業務主管協助事項:

  i.              跟催課後的行動計畫,提供業務成果回饋數據。

  ii.              確認業務專員的公文書理解與運用的有效性。

乙、     請求主管支援事項:

  i.              預算:

 ii.              工作調配:

5.      附件

甲、  課程實施計畫

乙、  教材與案例

丙、  課後試題

丁、  課後問卷

戊、  課後行動計畫