Apr. 9, 2020

目的說、結果論,不要為管理而管理

不要為管理而管理

有一次,接受朋友的邀請,到朋友公司進行輔導前診斷。

首先由相關部門主管簡報,當我拿到簡報資料時,嚇了一跳,簡報資料的背面,居然是公司的財報資料及研發技術資料,甚至還參雜有一些應該列為極機密管理的文件。仔細瞭解後,才知道原來該公司與很多企業一樣,實施複印用紙回收再利用的措施,所有用過的紙張,均必須再使用(兩面複印)後方能廢棄。我這位朋友跟其他企業一樣,不懂得「機密管理」的重要,自然也就無所謂的「機密管理」的問題,因此才有財報或研發資料滿天飛的怪現象。經過說明利害關係後,朋友總算有一些瞭解,開始思考機密管理的問題。

事隔多日,再次到公司輔導,特別注意看看上次所提的問題有無改善。經確認後,發覺確實已經開始在做機密管理了。多了解一下如何做,讓人啼笑皆非的是,所謂的機密管理,居然是要總務人員將所有的待兩面複印的用紙,刻一個「可以再利用」的章,一張一張過濾。

這件事透露出來的問題,其實就是「管理」常見的問題,「目的說,結果論」。該公司面臨的問題與一般企業一樣,都患了頭痛醫頭腳痛醫腳的毛病,卻從不思考「管理」的意義所致。複印用紙再利用的目的在於「節省經費」,以一個月使用複印量十萬張的企業來說,換算成紙張的包數為200包(每包500張)。如果每包以80元計,則每月複印用紙費用為16,000元。如果全數回收再利用,節省成本為8,000元(節省一半的費用)。為了管理8,000元的成本,卻讓一位薪資超過25,000元的總務員工來分類過濾,這不就應驗了古人所說的「拿金彈弓打鳥-因小失大」?其實「管理」並沒有那麼複雜的。

瞭解「管理」的目的及意義後,做起事來就不會有如此陷入「管理」陷阱的迷失。所有的「管理」,都是在追求「效率」與「效果」,亦即一般所謂的最佳利益。因此設定了期待的效果目標後,找尋最佳手段,則事必完滿;否則人云亦云,看到別人的管理制度,覺得不錯就引進到企業,殊不知這種囫圇吞棗的「管理」,不只無法達到「管理」的目的,反而很容易墜入粗糙的「管理陷阱」而不自知,結果只有在「手段」上打轉。

朋友的公司之所以會產生此一怪現象,也是聽說別人的公司在複印用紙費用節約上,有很好的控制成效,因此要求擔當部門進行改善,所採取的措施。立意本善,奈何未弄清楚「管理」的本質,以至於畫虎不成反類犬。我們可以從幾個角度來看此一問題;

機密管理為其一;

管理目的為其二;

管理手段為其三;

問題意識為其四;

管理能力為其五。

以下就針對此五項逐一說明:

首先透露出國內企業對機密管理漠視的問題,當國內企業正致力於研究開發,藉以提昇企業競爭力的同時,營業秘密的管理自然成為企業管理上極為重要的一環。但國內很多企業,特別中小企業,根本都還不知道機密管理的嚴重性。在即將來臨的21世紀產業競爭,智慧財產權將成為競爭的秘密武器,妥善管理,不只能守,更能達到經驗傳承與Know How累積的效果,對不太重視忠誠度的國內就職文化環境,機密管理無疑是一帖良方。

個人常想,「管理」之所以被認為很難,大都因為對「管理」的本質不夠瞭解,個人強調的是,「管理」一定要弄清楚所為何來。「管理」的目的是在達成任務,而非管理的本身,但還是常常被扭曲了。常見的是以做了多少事來認定「管理」的績效,而非任務達成的品質為重點,當然就無法引導到管理的本質面上。君不見很多老板喜歡加班多,或是聽話的員工。如果加班多而無績效,則該員工不只不該獎勵,更應該適時糾正,因為他花費了公司更多的資源。

「管理」既然是手段,就必須考慮手段的效率,亦即「管理」的成本。花一塊錢管理一塊錢的工作都不應該,何況花五塊錢管理一塊錢的事。隨時記住P = Output / Input(績效 = 產出/投入)的公式,當手段的成本(Input)大於管理的目的(Output)時,就代表該手段不值得採行。但常見的問題是,沒有成本概念,只談做了沒(努力與否)。

國內中小企業,近年來在投機經營風氣下,造就出一些產業新貴,也創造了一些新的價值觀。加上近年來的資訊相關產業的蓬勃發展,讓很多人慢慢的喪失了問題意識,產生了只要抓住機會就無往不利的假象,「管理」反變成不必要甚至累贅的玩意兒。但企業經營所看、及所要建構的是永續經營的條件,絕非短暫的利潤而已,問題意識欠缺的產業,怎麼倒閉的都不知道。

前面所談到的幾個面相,事實上反應出一般企業「管理」能力的不足。以至於都是靠老板一個人的努力與經驗獨撐,員工只是聽命行事。雖然老板的本意不在為「管理」而「管理」,但揣摩上意與奉承的結果,讓老板失去了方向。這些都反應出「管理能力」不足的問題嚴重。君不見一些成功的企業,在第二代經營者接手後問題叢生的現象,即可見一斑。

其實「管理」是可以很Easy的。節省經費絕對是每個企業都必須隨時注意的事,但要有效果才能算是達到節省的目的(個人認為,台灣的中小企業,只要落實管理的話,提高生產力兩三成都不是難事。為了成本因素而外移到大陸,應先考慮做好管理才不至於得不償失)。該公司對問題的解決,應該針對機密管理及成本問題,加強宣導及教導,讓每位員工都知道何者為機密;何者可再利用;強化機密管理及成本意識。透過主管的日常查檢與員工的自主管理,讓分類的工作消失於無形,管理的目的還可以維繫,管理效果自然水到渠成,否則,事倍功半。

「管理」的事情,最好是多一事不如少一事,因為「管理」本身是帶有成本的。您說,「管理」是不是可以很Easy?