讓KPI有效運作的訣竅

Apr. 22, 2020

遠景塑造與策略規劃 -25(KPI展開-IX) 

沒想到大陸對Yahoo的網站封鎖的那麼緊,特別是只要有tw兩個字的網頁,都被擋住了。幾天無法上網寫東西,總覺得有點失落感,該把KPI的一些東西完成,進入管理的程序吧!(十幾年前的這個痛點,就是促使VPN這個商業模式出現的主因,這又證實了商品企劃的重點,只要有痛點就有商機的道理)

上期談到KPI的行動計畫,在行動計畫制定的同時,就會出現ARCI的責任分擔的任務,在專案管理中稱之為R&R(Resource & Responsibility)。在當責這本書作者以ARCI來詮釋,以往專案管理則以PSCNAG幾種身分來分派任務。

P:Prime(主要負責人,如ARCI矩陣中的A,但有時為了某些因素,或是資源不是很充足的情況下,A本身也具備R的任務) 

S:Support(項目中支援人員,負責實際業務的執行,相對於ARCI的R) 

C:Consultant(項目諮詢顧問,有建議權,沒有否決權,與ARCI中的C同,是提供項目進行中的諮詢角色,對於不是很熟悉的業務的PM而言,這樣的功能有彌補專業領域上不足的效果,也是內部經驗傳承上的一種很好的方法。) 

N:Notice(工作內容必須被知會人員,特別是業務上有上下游關係的工作,或是關聯性業務,做到事前管理為目的的一種機制。如ARCI中的I) 

A:Agree(此部分是指很多公司有流程負責人,所以P在做某些決定時,必須經由此人審批。如DR的成員) 

G:Guard(是流程中負責警衛,在有異狀出現時,給P一些警示,或是最後把關的部分。)

上面的表格就是以ARCI來分派任務的矩陣表,做這張矩陣的目的在於分析任務分派是否平均發展,是否有人工作責任太重?有沒有遺漏掉一些責任的分派,主要由垂直分析與水平分析來判斷。垂直分析是分析每個人的責任與工時;(如設計部門有四個R,責任是否過重?因為此流程是新產品開的重點流程之一,所以設計部門負擔這麼重的責任本就是正常的。)水平分析是以流程的元素來判斷,權責是否一致,可以很清楚的判斷權責的分派與資源的分布是否得宜。

ARCI模型很好用,但也不是巨細無遺的工作都要如此大費周章。一般是以比較重要的任務、或是流程,如專案管理、新產品開發流程等為之,不要把連一些日常總務等雜務也納入ARCI,那就是那牛刀殺雞一樣,真是牛刀小試。

所有的商業管理活動都有一個共同的目的,就是賺錢。如果只是為了管理,需要花大量的功夫來管一個芝麻蒜皮的小事,以V= C/F的價值工程公式來看,自是不宜。