教育訓練的Review是幹啥?

May. 12, 2020

細談企業教育訓練(課程Review)

教育訓練系統中的Review,並無法改變教育訓練的效果,卻是系統精神上持續改善的必要手段,是辦好教育訓練過程的一個重要程序。如何做好教育訓練的結案報告,就是Review的重點。坊間常見的教育訓練結案報告,只看到一堆數據的整理,與課程實施的程序說明,了不起就是一堆數據的呈現,根本看不到Review的內涵,自然看不到持續改善的影子,這樣的東西是還達不到報告的規格要求。

做好一份結案報告,看似容易,其實難度挺高的。在TQM管理循環PDCA的程序中,P與D是大家耳熟能詳的部分,大部分失敗都在C的部分。就因為C無法做好,A根本就看不到方向,結果PDCA只看到PD,少了CA,也就讓管理成了一個有進、無出的葫蘆罐裡去了。這種現象的成因就在於Review能力不足所致,如何Review,就看功力的深淺。如果沒有足夠的分析與判讀能力,要做好一份結案報到,就只看到把一堆的材料放進一個鍋子,告訴食客,這就是料理一樣,甚至連素材是甚麼都交代不清,如何稱得上是廚師。

最常見的結案報告不外乎,課程的背景與實施狀況、出席率、滿意度調查統計、學員意見、了不起多了講師回饋等等。看似五臟俱全,卻又說不出這份報告想要說明甚麼,試想,一份欠缺邏輯架構的報告,主管會有興趣看嗎?如果你是主管,當看到這樣的報告,又作何感想?反正就是如此!如果是這樣的想法,建議你不妨再思考一下主管的定義與任務,因為你忽略了很多主管的價值呈現的部分。

今天就來談談教育訓練的Review及如何製作結案報告。先談談為何需要製作結案報告?為何需要進行課後Review?先把這兩個問題弄清楚。先談談結案報告的意義。結案報告有幾重意義:

其一為每一份工作都該有的態度,任務完成是指包括最後做出完整報告,才能說工作結束,所以結案報告是培訓課程的一個任務完了的文件。這部分也是中國人比較弱的一環,總覺得把事情做好就是了,幹嘛那麼囉嗦(中國人就是努力執行任務,少說話、多做事才會受到獎賞,這種觀念有待調整)。報告是工作的一部分,把執行任務的過程資訊完整的留下來,有一份紀錄在,可以達到追溯管理的目標。同時結案報告也是知識管理的一部分,不該視為是額外的工作。

其二為工作績效的表現,既然做完了一件任務,就該全力的把自己的績效呈現出來,讓組織給於必要的評價。有時中國人被『謙虛』兩個字綁得太死了,一個強調行銷的時代,勇於表現自己的努力成果,是負責任的態度,這點我們的教育是輸給歐美國家太多了。

其三是做為持續改善的材料。每件任務從計畫、執行的過程中,一定會有一些不盡人意的地方。經過分析、找出原因,作為系統優化或是未來執行上的參考。他山之石,可以攻錯,把這些情報有效的運用標竿學習,可以有效降低組織的品質成本,也可以提升生產力。

其四是資料庫的建立。每一個課程的實施,都有很多的學習成果與紀錄,如何將這些紀錄,組織成一個完整的資料庫,是組織的學習寶庫,也可以做為人才培育的參考來源。

有這麼多層的意義存在,顯然這不會是一份普通的報告而已,是要有內涵的。那要如何撰寫結案報告?這應該從結案報告要呈現那些資訊談起。以客戶導向觀點來談,報告的對象是誰?他關注的是甚麼?來思考,自然就知道該如何進行。但各位不要誤解,Review不等於撰寫報告,撰寫報告完了也不代表Review結束。兩者存在因果關係,但不是相同的一件事,應該說結案報告是Review後的產出物,而報告是把計畫、執行過程中的紀錄,經過Review後,摘要的呈現在一份文件。

要談如何Review之前,先把常見的一些錯誤的作法提出來談談。以個人這幾年來參與TTQS的顧問經驗,最常見的錯誤就是沒有進行課程Review,結案報告只是把一些數據整理一下,甚至連統計都有問題。舉些例子來說明或許比較容易切進主題。譬如說:每份報告都會把學員的課後問卷調查資料整理後,反映出學員的滿意度,但問題來了....賣個關子,明天繼續談。

(最近很多人問到策略規劃的問題,顯然很多人為此苦惱著。也看到很多企業,雖然都做了策略規劃,仔細看了內容後,發覺到問題重重,有好多的地方被誤導了。因此,已經將策略規劃的文章,開了一個專題,有心想要學習策略規劃的人,有一個真正策略規劃的平台,應該有所幫助。)