做好報告是職能提升的首部曲

May. 13, 2020

細談企業教育訓練(課程Review-VII)

那要如何撰寫培訓月報(定期報告)?今天就來談談比較實務面的東西。

因為這不是一個課程,或是一個系列課程的結案報告,是日常管理的一個環節,報告有其延續性。業務的推動是沒有終點的任務,一個任務的結束意味著另一個業務的開始,所以要能看出延續性,才可能看到PDCA循環--持續改善的影子。

首先定義一下報告的框架(Framework)。日常業務性報告,個人會建議基本上要有幾個章節的安排,分別為:前期懸念事項的跟催;報告期間內(月報則為一個月份、季報則為一個季度....)的業務(課程)執行狀況與行動方案的跟催,特別是行動方案的執行上的狀況追蹤;預算與績效達成狀況與分析報告;期間內業務執行過程的狀況分析與報告(Status report),特別是問題發生的對應與採取的措施;績效報告及期間的結論與建議;下期的工作計畫;最後應該帶上一欄--請求支援及與相關部門的聯繫。如此就是一份完整的月報格式了,以下就來介紹一下撰寫的重點。

前期懸念事項跟催:不管是甚麼報告,只要牽涉到業務報告,我都會建議各位在報告的第一個項目上,擺進這個主題,這會讓接受報告者,與報告者互相間對於整個工作的銜接,有更清晰的輪廓。常見的報告就是直接進入本期計畫,接下去本期實施狀況,最後問題分析與檢討等等。這些很重要,但更重要的是,截至目前為止,還有哪些問題或是課題懸在那裡。如果這些問題或是課題懸著沒有注意,那做的再多,總是有一些問題懸著,早晚都會出事的。以優先緩急的順序而言,懸念事項是優先順序最高的,因為意味著本來該做完的事,還沒做完,所以要擺在最優先處理的部分來報告。如果以債務的角度來說明(雖也點不倫不類,倒也傳神),懸念事項就是債未還清,結果又借了一堆債,只想把當期的債還清,那循環利息將會快速膨脹,結果被壓垮了,這就是卡奴事件。所以第一個主題就是報告懸念事項的處理狀況,這部分沒有處理清楚前,當期的所有績效都將被打折扣的,因為後面還有利息(吃掉該有的資源),將會形成惡性循環。

當期業務執行狀況:此部分相信大家都很熟悉,也都駕輕就熟了,還是不免要開個小玩笑,你真的認為你的報告及格嗎?要做好一份報告,有其一定的規格與邏輯,偏離了邏輯,就會出現一些雞同鴨講的現象。如果主管常常會罵:「你到底在報告甚麼?」「你倒底想講些甚麼?」的對話的話,就代表這份報告出了問題了;如果主管對於報告,也只是輕描淡寫的翻一下,也沒有任何批註,那這份報告也可歸屬問題報告一族了。當期業務執行報告的邏輯應該是這樣的:目標->計畫->業務執行->自我評估->問題分析->好與不好的問題掌握->解決問題的創意思考與結果->未完成任務的行動方案。如何讓報告的內容,能夠看到整個邏輯,是業務力表現的重點。這個邏輯如何解讀,就是寫報告必須注意的。

確定目標:首先必須確認當期的業務目標。很多人都以為,很多的目標(績效指標)不見得在當期內可以完成,業務都還沒完成,哪來的目標?這樣的觀念一定要調整,否則就不可能有好的業務成果了。很可能一個目標需要長期間的計畫,但業務執行者,應該要把業務的過程自行訂定每期的中間目標,才可能依此目標,制訂業務計畫,否則永遠只看到時間的計畫,看不到品質的計畫。

制訂計畫:依據當期的目標,製作出來的計畫,才有可能進行Review。沒有目標就沒有績效,也是一句管理名言。計畫的意義在於遂行目標,資源配置與執行上的工作規劃,是有效執行的重點。沒有計畫的人,大部份就是聽命行事,或是依樣畫葫蘆,看不到創意與本身功能價值的呈現。所以當期的計畫該做哪些事,也是讓接受報告者,可以客觀評估報告者的能力的重要部分。

執行狀況:這是整個報告的核心,做了哪些事?過程如何?目標達成狀況如何?等等...是此部份的重點。開宗明義先把目標達成狀況點出,有提綱挈領的效果,重點是檢討的內容有哪些?此部分可以依據TTQS第12項的幾個子項來檢討,課程規劃的合適性、課程設計的妥適性、講師遴選的合適性、學員遴選的適切性、及課程實施的狀況。雖然這是一段期間的匯總報告,但切記不要把幾個課程的數據加總統計,成了一道[訓練佛跳牆],那樣的報告是沒有任何意義的。

問題點與解決方案:整個期間的培訓課程執行過程,難免會出現一些異常,或是一些還值得深入探討的或是改善的部分,應該深入分析,掌握問題的要因,並提出自己的解決方案。問題掌握與解決方案是一對搭擋,不要只提出問題,卻沒有解決方案,那就好比提出迷題,讓別人去猜答案的遊戲一樣。能掌握問題,代表問題意識夠;能提出解決方案,代表本身有解決問題的能力,這兩部份都是評估人資很重要的基準。

懸念事項與行動方案:有時候在寫報告的時候,一些問題還未解決,或是需要一點時間來處理,這些項目應該列為懸念事項,並帶出行動方案,這事告訴讀報告者,整個結果可以預期的結果。有很多的課後行動方案,是需要部門主管協助跟催的,在跟催的過程,只要還未達結案的時候,都該列為懸念事項,以便確實跟催,避免遺漏。

當期的業務執行結論與建議事項:每份報告都該有個結論,這是寫報告者對自己的任務負責的重要表現。當然結論盡量以正面的態度來終結的話,整份報告會讓人有更積極的態度來接受。除了結論外,也不要忘了提出一些建議,特別是針對上面問題有待相關部門共同協助的部分。

下期工作計畫:當然當期報告算是完了,但也應該同時把下期的計畫提出來,讓主管能夠有個概念,知道下期有哪些培訓活動。如果有需要主管協助的部分,這些資料應該會扮演一個很重要的溝通角色。如果這是一個跨部門會議,這也有提醒相關部門主管對培訓工作支持的效果。

請求支援與聯絡事項:最後也是常被忽略的就是請求支援或是連絡事項,平常的聯絡那是業務推行上的必要,但在跨部門的報告中,不要只是把工作結果報告而已,這樣子會讓報告成了報告者對主管的一對一的報告而已,其他人都事不關己的態度,那這樣的會議就失去意義了(看看貴公司是否有一個人在上面報告,只有主管在聽,其他的人都在交頭接耳的現象?有的話,那就是上面所提的問題了)。跨部門報告的重點之一是互相學習,標竿學習以提升生產力,對於需要主管支持的部分,特別是有些情境下,已超越個別的能力許可時,提出請求支援是很必要的舉動,重點是要達成業務目標是有其必要的資源投入。而對於他部門請求協助,更是讓使用單位對培訓產生共識的最佳做法。