Apr. 18, 2022

沒有清楚的衡量公式,報表將是系統終結者

2022-4-18

把整個架構與可以標竿的KPI整理了一點,接下來談談如何自評(KPI的評量與自主管理)。

前面提到過,少了衡量公式就不成為KPI,是目標管理最隱形、卻是成敗關鍵的要素。常常會聽到一句話:「並不是所有的目標值都可以量化的!」沒錯!目標管理本來就有「定性」與「定量」兩種指標特性,定性指標相對不容易量化,所以容易受到偏誤的影響。TQM的精神,建議盡量的創造出可以衡量的量化指標。絕對不容易,還是一句話,盡力而為讓管理更客觀、科學(如果這是一個專案,結束後就回歸日常,影響不大,但這是永續議題,建議客觀與科學的管理模式相對穩定)。

很多人也常問到:「ESG到底是什麼?如何做?」問一下提問的背景,不外乎老闆交代,了解ESG。原來ESG在外界已經喊倒耳朵長繭的地步了,不做就是落後的表徵。既然如此,那何來一問?有趣的是,不知為何?也不知做何?更不知如何?旁敲側擊的探索一下,總算有點眉目,這些老闆並不是真的想做ESG,只是感覺不做,對公司可能有形象上的影響。要員工去了解,也並非真心想做,只是希望不要被人家說公司沒有做ESG。既然如此,那是否真的心中有ESG已不是重點,至少時髦點,也應付一下吧!

如果是這樣,那麻煩就來了,有沒有樣板如ISO可以套版的,只要把別人的東西套過來,做出一些報表出來,去申請評鑑不就得了?數據不好看啊!被賦於任務的專案經理人會困惑,畢竟「Do nothing! Nothing happended!」什麼都沒做,怎麼可能達到ESG的目標?礙於老闆的壓力,美化報表與應付稽核是最簡單的解決方案(個人稱之為ISO版的ESG)。

下一期將要談行動方案,那才是ESG實踐上的精華。行動計畫要求ESG PM有「計畫能力、資源能力、創新研發能力、稽核能力、溝通能力、指導能力、執行力跟影響力」,是全方位的企業治理的展現。對專案經理人而言,這是一個最好的生涯歷練,比6 Sigma的要求能力更高。(6 Sigma的黑帶高手比較偏向流程再造與品質突破的面相,屬於單一專案的變革,短期性的大破大立,貢獻大,卻容易曇花一現。ESG以永續為基礎,不是一兩年的專案,是企業永續的目標,人資發展(HRD)與供應鏈的全員參與才是關鍵)。

那如何訂定目標值或是KPI的說明,就以一個ME降低用水量的KPI來做範例:

這張說明上有幾個資訊,分別從A到H。

A是KPI的目的與特性說明,讓供應鏈的夥伴充分了解KPI的意義。

B是衡量公式,這是KPI成功的關鍵要素。

C是公式上數據的來源,讓管理與稽核都能很客觀的查核。其中包括數據來源的報表,也提供範例讓供應商可以自主管理。

D是設定在整個ESG指標的分數落點,對應公式直接套用到點數。

E是KPI的類別。

F是指這個指標的評量週期或是時間,有些指標每個月查核,有些是半年或一年,是指標特性與實際需要而定。

G則是KPI指標適用的供應商,適用於T2或是T3,或是整合性供應商,品質小組會針對各種類型的供應商做適切的指標設定。

H是這個指標的類別,屬於Open source的大項目。上面有這個KPI的分數10分,屬於Y軸的指標。

這樣才算是一個完整的KPI,也才可能客觀的衡量每個項目。這個部份衍伸出來的就是數據的傳輸方式,如果沒有一套好的方法,採購品質小組與供應商的對口人員,將會疲於奔命地為報表而工作,最後常常催數據成了報表失敗的成因。建立一套好的EDI,而不要只是仰賴Excel的數據傳輸,匯入匯出,這部份可以左右KPI的成敗。

簡單做個範例試算。有家供應商,2020年的年度用水量為10噸(以此為基準線),這家供應商與採購小組共同設定的目標值是以本身企業的策略目標要在三年內降低用水量30%。為方便計算採取線性降低,每年降低10%為目標。(這只是計算範例,這種指標不像買零件,說降就降,往往牽涉到製程的改造或是設備的引進等等,大部份評核方式以基準線設定後,幾年後達到預期目標的方式為之者為多,那是里程碑的概念。)

假設2021年這家供應商的年度用水量,實際年用水量為9.5噸,依據KPI衡量公式來計算,這個KPI的分數為((9.5-10)/((10 x (1-10%))-10) x 100% = 50%,依據KPI說明D的落點來評分,2021年這家供應商的ME降低用水量的指標得到5pts。顯然不理想,如何改善,就是採購小組與供應商的專案小組的行動計畫展開的步驟了。

每個KPI都應該有個這樣的完整說明,所以才說,拿了ESG認證或是學會炭查核不代表永續供應鏈走得出去,第一關就是採購小組的成立與能力的培養。其次才是與客戶溝通這部份,或是與供應商溝通行動計畫,難嗎?這個課程必須趕快推出,否則台灣的ESG只會是ISO再版,寸步難行,特別是中小企業。

最後再把所有供應商的點數加總,把成績作出上圖的供應商ESG分數分布表。有好的,有不盡理想的,採購小組的任務就是想辦法把這些廠商都引導到AVL(Top player)的區域,為組織、環境與社會做出最大貢獻,達到客戶、廠商以及環境、社會的多贏。這才是ESG的精神!至於怎麼做,還有好多事要突破,慢慢來吧!